Een gebruiksvriendelijk CMS, wat is dat precies?

Vanuit TSS hebben we in dertig jaar zeer vele projecten mogen uitvoeren in een divers landschap van klanten. In de meeste gevallen bereiden klanten zich goed voor en weten ze goed aan te geven wat de wensen en eisen zijn die ze stellen aan een software oplossing. Van alle wensen en eisen die er gesteld worden, is er eentje die nagenoeg altijd voorkomt. Het systeem moet gebruiksvriendelijk zijn.

Op zich een compleet logische vraag want wie wil er nu bijvoorbeeld een narrowcasting systeem dat niet gebruiksvriendelijk is? Echter, als we de vraag voorleggen aan de klant wat er precies verstaan wordt onder gebruiksvriendelijkheid dan zijn de antwoorden niet altijd even uitgebreid. Het systeem moet vooral simpel in gebruik zijn, wordt er dan gezegd. Zodat iedereen er makkelijk mee kan werken. Maar is dat het enige wat telt bij gebruiksvriendelijkheid van software of speelt er meer mee? En waar moet je op letten als je een gebruiksvriendelijk systeem zoekt? In deze blog ga ik dieper op deze vragen in.

Gebruiksvriendelijk, bruikbaar en gebruiksvriendelijkheid

Misschien is het leuk om te beginnen met een definitie. Want wat is nu eigen gebruiksvriendelijkheid? Experts zeggen hierover het volgende:

” Gebruiksvriendelijkheid is een concept dat onder andere door ergonomen wordt bestudeerd. Iets is gebruiksvriendelijk wanneer een beoogde eindgebruiker van een product, het effectief, efficiënt en naar tevredenheid kan gebruiken”.

Kernbegrippen zijn hier dus: effectief, efficiënt en tevredenheid. Met effectief wordt bedoeld dat het beoogde doel met de software gerealiseerd kan worden. Efficiënt, oftewel op de meest snelle manier. Dus handig werken en zonder tijdverspillen. En als laatste, ben je tevreden over hoe dit proces is verlopen en ben je blij met het eindresultaat? Met deze drie criteria in ons achterhoofd kunnen we dus een systeem gaan toetsen. Laten we dit doen op basis van de volgende 10 punten.

10 belangrijke kenmerken van gebruiksvriendelijke software

• Overzichtelijk. Een gebruiksvriendelijk systeem is overzichtelijk. Dit betekent dat er een heldere menustructuur is waarbij de belangrijkste functies van het systeem direct zichtbaar zijn. Kerntaken zijn dus niet weggestopt in pull-downs of sub-menu’s;
• Logica & samenhang is essentieel voor een goede gebruikservaring van de software. Een gebruiker moet snel door de verschillende onderdelen van een systeem kunnen navigeren op een manier die voor hem of haar logisch aanvoelt;
• Intuïtief. Hoe intuïtiever een systeem is des te meer de gebruiker het systeem als gebruiksvriendelijk zal ervaren;
• De bediening moet consequent zijn. Oftewel, door alle onderdelen van het CMS moet bij voorkeur zoveel mogelijk dezelfde werkwijze, look & feel en/of navigatiemethodiek gebruikt zijn.
• Herkenbaarheid van symbolen en icons spelen een belangrijke rol. Door gebruik te maken van iconen herkent de gebruiker sneller wat de achterliggende functie van de feature is;
• Eenvoud. De bediening moet voor een ieder, bij voorkeur zo snel mogelijk, te begrijpen zijn. Idealiter zonder dat hier een vooropleiding o.i.d. voor noodzakelijk is.
• Kliks. Een efficiënt CMS zorgt ervoor dat de gebruikers zo min mogelijk kliks hoeven te doen om het beoogde doel te bereiken;
• Scrollen. In navolging van overzichtelijkheid en eenvoud in navigatie komt het scrollen aan bod. Een systeem waarbij er veel horizontaal en/of verticaal gescrold moet worden leidt niet tot een betere gebruikerservaring. Bij voorkeur wordt een kerntaak (werkgebied) beperkt tot 1 schermview waar er zo min mogelijk tot geen scrollen noodzakelijk is.
• Snelheid. Tegenwoordig zijn de meeste content management systemen online oftewel web gebaseerde systemen. Het systeem draait dus niet op de locatie van de gebruiker maar op een Cloudplatform van de leverancier. Het is hierbij belangrijk dat het systeem en het centrale platform snel wijzigingen, uploads en andere activiteiten van de gebruiker kan verwerken.
• Stabiliteit. Hiermee bedoelen we dat het systeem doorlopend goed blijft functioneren zonder regelmatig vast te lopen of uit te vallen.

“Gebruiksvriendelijkheid zien we bij TSS als  een sterke indicator van de software kwaliteit. Hoe hoger onze software hierop scoort, des te hoger de klanttevredenheid zal zijn”

Evalueer voordat je een keuze maakt!

Als we kijken naar de opsomming van de 10 punten dan kun je voorzichtig wel tot de conclusie komen dat gebruiksvriendelijkheid iets is wat men alleen in de praktijk kan ervaren. Daarom is het ook verstandig om een goede presentatie en demo te vragen van een fabrikant omtrent de software. Zo kun je als potentiële nieuwe gebruiker een beeld krijgen van de software en een onderbouwd oordeel vellen. Toch komt het voor dat partijen een keuze maken zonder dat ooit de software bekeken en/of geëvalueerd is. De gedachte is dan dat elk systeem wel effectief zal zijn en simpel is in gebruik. Helaas blijkt dit in de praktijk niet altijd het geval.

Is mooier ook beter?

Een punt wat niet aan bod is gekomen in de opsomming van 10 is het design van een software-omgeving. Oftewel, de GUI ( graphical user interface). Simpel gezegd is dit hetgeen waar je tegenaan kijkt als je met de software bezig bent. De styling, de look & feel, de eye candy anders gezegd: hoe het CMS eruit ziet. Ik bedoel hier dan niet het ontwerp wat direct de gebruiksvriendelijkheid raakt maar meer de styling van het CMS.

Dit is een nogal subjectief criterium. Immers, elk mens registreert dit weer anders. Hier komt nog bij dat er ook een verschil te maken is tussen functies binnen de organisatie. Zonder te willen generaliseren is het doorgaans zo dat mensen met een meer technische achtergrond minder kijken naar het design maar meer naar de effectiviteit van de software. Omgekeerd zijn marketeers en communicatiemensen meer gevoelig voor het ontwerp. Een veilig statement is echter wel dat bij een evaluatie van bijvoorbeeld 3 systemen, de mooiste niet perse ook de beste is. Houd dus je beoogde doelstelling met de software goed in het zicht.

Vanuit TSS houden we ons al 30 jaar bezig met softwareontwikkeling. Ons team van developers en product managers zijn continue bezig om effectieve software te schrijven die er ook nog eens attractief uit ziet en simpel is in gebruik. Slagen we hier goed in? Ik zou zeggen, test ons en vraag gerust een demo aan. 😉