Communicatie. Het houdt ons flink bezig, elke dag opnieuw. Hoe we met elkaar communiceren heeft grote gevolgen voor wat we bereiken, hoe we functioneren en hoe we ons voelen. Dit geldt uiteraard voor zowel privé als zakelijk. Bij TSS hebben we elke dag te maken met bedrijfscommunicatie. Niet alleen met onze eigen interne bedrijfscommunicatie maar ook indirect met die van onze klanten.
We zijn geen interne communicatiespecialisten of een consultancybureau voor communicatiestrategieën. Wel maken we software die onze klanten helpen om sneller, efficiënter en eenvoudiger te communiceren met hun medewerkers of externe doelgroepen. Vanuit die rol hebben we veel contact met communicatieprofessionals die hun uitdagingen met ons delen. Gezamenlijk proberen we dan tot oplossingen te komen.
Vanuit onze jarenlange ervaring hebben we een aantal tips op communicatievlak op een rijtje gezet die we in deze blog graag met je delen. We gaan het dan specifiek hebben over interne communicatie en hoe je deze kunt verbeteren. Externe communicatiemogelijkheden, hoe interessant ook, laten we hier even buiten beschouwing.
1. Zorg voor een interne communicatiestrategie.
Dit klinkt wellicht als een open deur. In de praktijk merken echter best vaak dat er wel ideeën zijn maar dat er minder sprake is van een echte strategie. Een goede start is een interne analyse waarin je beschrijft hoe je bedrijf eruitziet. Je kunt jezelf als bedrijf de volgende vragen stellen:
- Welke cultuur heeft jouw organisatie?
- Wat is de missie van de organisatie?
- Wat zijn de kernwaarden van de organisatie?
- Wat willen jullie bereiken met de bedrijfscommunicatie?
- Waar gaat het op dit moment mis in de bedrijfscommunicatie?
Vervolgens is het van belang om je communicatiedoelen duidelijk te formuleren. Daarna is het de bedoeling om deze uit te werken ine een strategie. Deze communicatiestrategie gaat je immers helpen om je geformuleerde doelen te behalen, daarom is het op papier zetten heel belangrijk.
Een voorbeeld van een doelstelling kan bijvoorbeeld zijn om meer te doen met het delen van successen binnen je organisatie. De achterliggende reden hiervan is vaak om een hogere betrokkenheid te creëren door de medewerkers in het bedrijf trots te maken op de successen die worden behaald. Voor de uitvoering kan je kiezen voor storytelling waarin je door het gebruik van veel beeldmateriaal in combinatie met tekst de resultaten deelt. Als communicatiekanaal kun je kiezen voor email met een nieuwsbrief of voor communicatie door middel van narrowcasting bijvoorbeeld.
2. Maak verschillende (communicatie)doelgroepen (persona’s).
Je organisatie bestaat doorgaans uit diverse groepen mensen en afdelingen. Hoe groter de organisatie is hoe uitdagender de interne bedrijfscommunicatie zal worden. Een goede methode is dan om je communicatie op te gaan splitsen in verschillende doelgroepen. Vervolgens kun je per doelgroep de doelstelling gaan bepalen, de strategie en de uitvoering. Je kunt bij het maken van je interne communicatieplan mogelijk ook kijken naar persoonlijke eigenschappen naast die van een functie of afdeling. Denk dan bijvoorbeeld aan leeftijd of geslacht, woonplaats of hobby’s.
3. Geef je bedrijfscommunicatie aantrekkelijke vormgeving.
In de categorie een beeld zegt meer dan duizend woorden is het zeker aan te raden om te kijken naar de verpakking van je boodschap. Natuurlijk is het zo dat niet alle informatie geschikt is voor flitsende presentatie. Maar probeer zoveel mogelijk beeld te verwerken in je bedrijfscommunicatie. Lappen tekst worden bijna nooit helemaal gelezen. Dit is ook de reden van een veelgehoord issue rondom het ontbrekende succes van een intranet.
Korte berichten die visueel aantrekkelijk worden gepresenteerd hebben een hoog bereik. Zogenaamde content snacks zijn eenvoudig te verteren en blijven over het algemeen goed hangen bij je doelgroep. Een corporate screensaver biedt bijvoorbeeld dergelijke mogelijkheden. Op de computerschermen van je medewerkers worden bij inactiviteit boodschappen getoond van de communicatieafdeling.
4. Maak een communicatiekalender of agenda.
Zoals met heel veel dingen in ons leven zien we pas effect als we structureel blijven volhouden en doorgaan met de juiste acties. Dit is zeker ook van toepassing als je je interne communicatie wilt verbeteren. Voor je het weet is er weer een dag voorbij, een week of zelfs een maand. Dan blijkt plotseling dat er allerlei momenten gemist zijn die geschikt waren om iets te communiceren. En kom je tot de conclusie dat je achterloopt op je gestelde communicatiedoelen.
Hoe voorkom je nu dat dit blijft gebeuren? Op zich is het antwoord vrij simpel. Maak een communicatiekalender. Dit is zeker geen complexe materie en kun je zelfs vrij snel opzetten. Wij gebruiken bijvoorbeeld Canva. Deze tool biedt mooie mogelijkheden om met maand- of jaarplanners je communicatieplan concrete uitvoeringsdata mee te geven.
5. Evalueer en stuur bij.
Om structureel succesvol te blijven is het goed om van tijd tot tijd je communicatieplan te evalueren. Bereik je nog je gestelde doelen of gaat er ergens iets mis? Het kan zijn dat je op de goede weg bent of dat je hier en daar tot nog kunt optimaliseren. Maak je gebruik van de juiste communicatiekanalen? Hoe zit het met verschillende communicatiepatronen? Wat heeft het beste gewerkt de afgelopen tijd en wat juist niet?
Een enquête is een waardevolle tool om binnen je organisatie te meten wat het effect is geweest van je communicatie-inspanningen. Waardevolle feedback kun je vervolgens weer inzetten om je bedrijfscommunicatie een boost te geven. Zorg ervoor dat je blijft leren van je verschillende methodes en inspanningen. Op die manier kom je tot een model en aanpak die voor jouw bedrijf het beste werkt!
Geef een reactie