U bent zich mogelijk aan het oriënteren op het gebied van narrowcasting oplossingen voor uw organisatie? Of wellicht heeft u de knoop al doorgehakt en verheugt u zich op alle aanstaande mogelijkheden die dit mooie product u gaat bieden? In beide gevallen is het belangrijk dat u op de hoogte bent van het feit dat een goede voorbereiding vanuit uw kant cruciaal is. Tegelijkertijd is het enorm belangrijk dat de leverancier zorgt voor een goede onboarding procedure zodat u snel up-and-running bent en ook weet hoe u zich moet voorbereiden.
In deze blog vertellen we graag meer waarom een goede onboarding zo belangrijk is bij narrowcastingprojecten. Voor de volledigheid beginnen we eerst met een korte uitleg over wat onboarding nu precies is. We gaan het dan specifiek hebben over onboarding bij SaaS projecten. Dit doen we omdat narrowcasting software in 95% van alle gevallen via een Cloud model wordt aangeboden. Dit Cloud model wordt ook wel aangeduid als Software as a Service (SaaS).
Wat is onboarding bij SaaS ?
Onboarding bij SaaS is het proces wat alle activiteiten omvat om nieuwe klanten op een cloud systeem te krijgen. Dit moet op een manier gedaan worden zodat nieuwe gebruikers direct goed en enthousiast op de nieuwe omgeving aan de slag kunnen. Onboarding is een populaire term die tegenwoordig vaak gebruikt wordt. Vroeger sprak men ook wel over de opstartfase van een project.
Onboarding bij narrowcastingprojecten
In de vorige alinea hebben we kort uitgelegd wat de betekenis is van onboarding. Nu is het zo dat bij narrowcastingprojecten de onboarding weer anders is dan bij coud-only oplossingen. U heeft namelijk niet alleen maar een CMS (content management systeem) in de Cloud als gebruiker. Ook bij u op locatie zijn schermen en players noodzakelijk om de configuratie helemaal af te maken en werkend te krijgen.
Een cloud-only toepassing, zoals de term al zegt, draait volledig autonoom in de Cloud. In dit geval is het enige wat een gebruiker nodig heeft is zijn laptop/desktop en een internetverbinding. Ook is het natuurlijk zo dat de grootte van het project bepalend is voor de onboarding. Bij een project met 5 schermen zal het anders gaan dan bij een project met 200 schermen. Dit neemt echter niet weg dat min of meer dezelfde stappen doorlopen moeten worden. Het zal dan wel zo zijn dat bij een klein(er) project de onboarding sneller plaatsvindt.
Fases bij de onboarding
Bij een goede onboarding mogen de volgende zaken niet ontbreken om van het project een succes te maken. Dit zijn :
- Kick-off & Inventarisatie;
- Opzetten CMS & Inrichting;
- Testen;
- Training;
- Live gang.
Kick-off en Inventarisatie bij een narrowcasting project
Bij de kick-off en de inventarisatie gaat het er om dat de leverancier en de klant een aantal zaken volledig helder krijgen, denk hierbij aan de volgende zaken:
- Aantal gebruikers;
- Verschillende soorten gebruikers ( i.v.m. rechten & rollen);
- Hoeveel en welke locaties (plaatsen);
- Plaatsing van schermen in de organisatie;
- Welke content en welke resoluties;
- Welke templates;
- Welke koppelingen met externe bronnen;
- Wat voor soort uitzendingen (i.v.m. type players);
- Maatwerk?
De informatie die verzameld wordt vanuit bovengenoemde vragen wordt opgeslagen in een inrichtingsdocument. Dit wordt met de klant gedeeld ter controle. Als alle informatie boven tafel is kan de volgende stap worden gezet. We gaan dan beginnen met het opzetten van het CMS en de inrichting hiervan.
Opzetten CMS & Inrichting
In deze fase wordt er voor de nieuwe klant een CMS aangemaakt op het Cloud platform. Als dit gedaan is volgt de inrichting van het CMS. Deze inrichting is gebaseerd op de input vanuit de klant. Zo wordt ervoor gezorgd dat de juiste rechten en rollen zijn aangemaakt en dat de beoogde gebruikers in het systeem staan. De juiste templates worden beschikbaar gesteld en de gewenste datakoppelingen worden gerealiseerd.
Testen van de configuratie
Nadat de inrichting in het CMS is afgerond wordt de configuratie getest. In deze fase gaat het erom dat alles perfect is ingericht zodat de gebruikers direct na de training en live gang met het systeem aan de gang kunnen. Met name de goede werking van de externe databronnen zoals bijvoorbeeld een koppeling met PowerBI moet goed getest worden. Mocht uit de test blijken dat er zaken zijn die nog niet naar behoren functioneren dan kunnen deze nog worden aangepast.
Training van gebruikers tijdens onboarding
Het is van een groot belang dat de toekomstige gebruikers van het systeem goed wegwijs worden gemaakt binnen het CMS. Om dit te bereiken worden trainingen gegeven aan de gebruikers. Afhankelijk van het systeem en de mate van uitgebreidheid kunnen ook meerdere trainingen worden gegeven aan verschillende groepen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een training voor IT en administrators of een training voor redactie.
TTFV – Time to First Value
De training is een belangrijk onderdeel van de onboarding omdat het direct invloed heeft op een belangrijke metric namelijk de TTFV, de time to first value. Vrij vertaald betekent dit zoveel als het eerste moment waarop het nieuwe systeem waarde toevoegt aan uw organisatie. Wanneer gebruikers er te lang over doen om zelf een systeem te leren begrijpen en ontdekken kan dit invloed hebben op deze metric.
Door een goede training voorkom je dat een systeem een trage start kent en hiermee ook waarde verliest. Hoe eerder gebruikers volledig geëquipeerd met het nieuwe systeem aan de slag kunnen hoe korter de TTFV is. Dit is van groot belang voor zowel de gebruikers als de leverancier van het systeem.
De live gang van het systeem
Als alle fases van de onboarding goed zijn doorlopen komen we aan bij de laatste stap, de live gang. Hierbij is het ideaal dat de live gang zo snel mogelijk plaatsvindt na de training. Op dat moment is alle kennis bij de vers getrainde gebruikers nog aanwezig en kunnen zij dus direct aan de slag. Op die manier blijft het enthousiasme hoog en blijven mensen met het systeem werken.
Geef een reactie