Room booking, efficiënt reserveringssysteem voor uw vergaderruimtes

Bent u op zoek naar een eenvoudige manier om uw vergaderruimtes of zalen te kunnen reserveren? Evado Room booking is een praktisch maar geavanceerd ruimtereserveringssysteem. Compacte digitale schermen aan de buitenzijde van uw vergaderruimte bieden in een oogopslag alle gewenste relevante informatie. Is de vergaderzaal bezet, vrij,  op korter termijn bezet of juist dan weer beschikbaar? Als unieke feature biedt het systeem standaard ook narrowcasting functionaliteit. Hiermee komt een breed spectrum aan extra mogelijkheden tot uw beschikking.

Optimaal gebruik van vergaderzalen

Het beheren van vergaderruimtes kan best een uitdaging zijn. Zeker als het aantal er van toeneemt in uw organisatie. Door gebruik te maken van een room booking systeem zorgt u er voor dat medewerkers efficiënt kunnen vergaderen en samenwerken. Ze komen niet voor verrassingen te staan bij een vergaderruimte en kunnen zelfs al op afstand zien of een ruimte bezet is, beschikbaar, of op korte termijn bezet is (Timerfunctie). Dit is mogelijk dankzij de duidelijke kleurindicaties. Evado Room booking werkt via Outlook en Office365.

Room booking-bezet

Evado Room booking features

Basis features

  • Werkt met Outlook Exchange & Office365;

  • Volledig webbased;

  • Weergeven van huidige meeting. Naam van de meeting & organisator;

  • Overzicht aanwezigen in de huidige meeting;

  • Overzicht van volgende meetings;

  • Aanduiding Beschikbaar, Bezet en Timer*;

  • Tijd & datum indicatie;

Standaard extra’s

  • Custom design mogelijkheden (opmaak in uw huisstijl);

  • Integratie met bestaande applicaties;

  • Full screen narrowcasting mogelijkheden;

  • Splitscreen/ CombiMode: room booking & narrowcasting

  • Wayfinding mogelijkheden;

  • AlertModus;

room booking beschikbaar of bezet

Vergaderruimte vrij / bezet / binnenkort bezet

Eenvoud in gebruik, daar draait het om bij Evado Room booking. Omdat we werken met een duidelijke kleurindicatie is al van een afstand te zien wat de status is van een vergaderzaal. Dit voorkomt onnodig heen en weer lopen.

Het ruimtereserveringssysteem biedt de mogelijkheid om de Timerfunctie in te zetten. Hierbij kan een bepaalde tijd gekozen worden van waaruit de applicatie aftelt totdat de ruimte bezet zal zijn. Bijvoorbeeld, stel de tijd in op 10 minuten. Het systeem zal dan automatisch aftellen totdat de meeting begint. Tot die tijd zal de oranje kleur te zien zijn. Op het moment dat de vergadering begint schiet het scherm in de bezet modus.

Door de duidelijke rode indicatie is al vanaf afstand te zien dat de ruimte niet beschikbaar is. op het display wordt aangegeven tot hoe lang de meeting duurt. Tevens wordt zichtbaar gemaakt of er vervolg meetings gepland staan. Ook hiervan is weer te zien van hoe laat tot hoe laat deze vergadering zullen duren.

Narrowcasting & Room booking

Het Evado systeem biedt zeer geavanceerde narrowcasting / digital signage mogelijkheden. Hierdoor wordt het mogelijk om unieke combinaties te maken met de roombooking functionaliteit. Het is zelfs mogelijk om de schermen die standaard worden ingezet voor de ruimte reservering als volledig narrowcasting scherm in te zetten, Full Screen! Echter, in veel gevallen zal een deel van het display worden ingezet.

U kunt bezoekers aan de vergaderruimte informeren over algemene zaken. Maar u kunt ook specifieke uitingen tonen. Bijvoorbeeld in deze tijden van Corona. U kunt eenvoudig via een afbeelding de deelnemers aan de vergadering er op wijzen om ook tijdens de meeting 1.5 meter afstand te houden.

Wayfinding i.c.m. roombooking

Evado biedt ook mogelijkheden op het gebied van digitale bewegwijzering. Een uitgebreide set aan afbeeldingen maakt het mogelijk om uw bezoekers de juiste richting te wijzen.

Roombooking-Calamiteiten

Room booking AlertModus

Het ruimte reserveringssysteem biedt nog meer aantrekkelijke mogelijkheden zoals bijvoorbeeld de AlertModus. Deze functie biedt de mogelijkheid om bij het optreden van een bepaalde calamiteit dit te melden op de vergaderzaal schermen. Zo breidt u uw narrowcasting netwerk uit met extra schermen en kunt u meer mensen sneller bereiken. Standaard bieden we een aantal alarmmelding templates. Dit is op verzoek uit te breiden met content op maat. Wilt u zelf templates maken? Dit is mogelijk met de Evado Designer, een uitgebreid pakket voor de creatie van unieke templates.

Klanten waar we trots op zijn!

Total solution provider

Wij zijn een total solution provider. Dit betekent dat we u het volgende bieden:

  • Complete Room booking software omgeving;
  • Roombooking schermen van toonaangevende fabrikanten;
  • Template design;
  • Configuratie & installatie;
  • Montage op uw locatie;
  • Project management en training;
  • Uitgebreid scala aan SLA mogelijkheden.

Vrijblijvend gesprek

Graag gaan wij met u in gesprek om uw wensen en behoeften gezamenlijk te bespreken. Of het nu gaat om toepassingen gebaseerd op standaard narrowcasting, combinaties met narrowcasting of videowall, touch applicaties of broadcasting mogelijkheden. Graag nemen we het allemaal, geheel vrijblijvend, met u door.

Neem contact met mij op