Blog – Page 2

Communicatiepatronen: ken je deze 4 soorten al?

In deze blog gaan we wat dieper in op verschillende communicatiepatronen. Welke soorten zijn er, wat zijn de verschillen en hoe zet je ze zo effectief mogelijk in. Ik baseer me hierbij vooral op het model van Bordewijk en Van Kaam. Zij gaan uit van 4 patronen te weten: Allocutie, Registratie, Conversatie en Consultatie.

De aanleiding van deze blog is de volgende. Bij TSS zijn we veel bezig met het bedenken en maken van software op het gebied van digitale communicatie. Wat hierachter echter schuilgaat is de fascinatie van communicatie in bredere zin. Vanuit de behoefte om communicatie te begrijpen is de behoefte ontstaan om bij te dragen aan de verbetering ervan.

Optimale communicatie tussen zender(s) en ontvanger(s)

Onze contactpersonen bij onze klanten zijn doorgaans werkzaam of op Marketing-en Communicatieafdelingen of binnen de IT. Vooral de eerste groep heeft vaak de uitdaging om de interne communicatie te optimaliseren. Welke informatiekanalen hebben we tot onze beschikking? Hoe worden deze gebruikt door de gewenste doelgroep? Hoe effectief zijn deze kanalen? Dit zijn regelmatig gehoorde vraagstukken. Om te kijken of een ingezet kanaal effectief is gaan we even terug naar de eerder genoemde communicatiepatronen.

Communicatiepatronen, hoe werken ze nu precies?

In het genoemde model gaan we uit van de 4 onderstaande communicatiepatronen. Hierbij kijken we naar de zenders en de ontvangers. Die kan bestaan uit een enkel persoon (individueel) of uit een grote groep. De zender of ontvanger kan dus een individu zijn of een groep.

Laten we beginnen met de uitleg van elk communicatiepatroon op zich.

Allocutie, is in feite one-way communicatie naar een (grote) groep. Een centrale zender bepaalt welke informatie op welk tijdstip wordt verzonden. Voorbeelden zijn TV of Narrowcasting;
Consultatie, hierbij gaat het om een centraal beheerde omgeving die geraadpleegd wordt door een individu. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een website. Er is dus een gerichte actie nodig door het individu om de informatie tot zich te krijgen;
Conversatie, hierbij gaat het om individuen die interactief informatie uitwisselen. Denk hierbij aan een telefoongesprek, een Teams meeting of communicatie via WhatsApp;
Registratie, een centrale organisatie ontvangt op een bepaald ogenblik informatie in van een individu. Denk hierbij aan bijvoorbeeld aan een upload van een video naar Youtube.

Deze communicatiepatronen zijn erg interessant en bieden veel inzicht over hoe er onderling gecommuniceerd wordt tussen individuen en centrale organisaties of groepen. Het kan dus inzicht bieden voor communicatiespecialisten die zich afvragen welk medium het beste is om in te zetten om hun doelgroep zo goed mogelijk te bereiken.

Ook is het zo dat de wereld van vandaag talloze methodes biedt die een mengvorm zijn van de genoemde patronen. Als voorbeeld houd ik het even dicht bij huis. Een narrowcastingscherm speelt zijn normale uitzendingen af (Allocutie), maar nu betreft het een touchscherm en kan de gebruiker zelf interactief zijn content zoeken (consultatie). Die zoektocht eindigt in een online webformulier waar hij of zij gegevens invult voor het ontvangen van een brochure (registratie).

Bereik je doelgroep met de juiste communicatiemix

Als het je doel is om je doelgroep zo effectief mogelijk te bereiken, is het dus noodzakelijk om dit soort basisprincipes met betrekking tot communicatiepatronen goed in beeld te hebben. Het is uiteraard van belang om een goede interne communicatiestrategie te ontwikkelen zodat je de juiste kanalen inzet om de doelgroep te bereiken. De veelgehoorde klacht dat niemand het Intranet leest en dat hierdoor de informatie niet overkomt ligt niet aan het medium zelf. Misschien ligt het aan het feit dat mensen druk bezig zijn met hun dagelijkse taken en hierdoor geen tijd hebben om het Intranet te raadplegen (consultatie). Een oplossing kan dan zijn om meerdere kanalen/patronen bij te schakelen en informatie actief te brengen naar je medewerkers (allocutie).

Of kijk naar populaire devices of toepassingen ( apps op smartphones = consultatie) of externe kanalen ( social media = consultatie + registratie) waar je doelgroep vaak verkeert of mee bezig is. Op die manier zorg je ervoor dat je boodschap door zoveel mogelijk mensen gezien en gelezen wordt.

Gebruiksvriendelijkheid en laagdrempeligheid zijn belangrijke factoren voor succes

Het kiezen van het juiste communicatiepatroon- of patronen is dus belangrijk als we willen dat onze boodschap zo goed mogelijk overkomt. Houd er ook rekening mee dat de uitvoering via bijvoorbeeld verschillende devices andere resultaten oplevert. Ik licht dit toe door middel van een voorbeeld over het patroon Consultatie.

Een website en een app zijn beide vormen van Consultatie. De gebruiker moet een gerichte actie doen om tot de informatie te komen. De app is uitermate succesvol geworden door het feit dat de gebruiksvriendelijkheid erg hoog is en de drempel tot gebruik erg laag. Als we een website willen bekijken moeten we onze PC opstarten , een browser openen, een URL intypen (als we die al weten) en dan komen op de juiste website. Een app op je smartphone is met 1 klik opgestart en biedt direct de gewenste informatie.

Samengevat, om onze informatie/boodschap zo effectief mogelijk bij onze doelgroep te krijgen hebben we beschikking over diverse communicatiepatronen. Afhankelijk van je doelgroep en het soort boodschap is het zaak om de juiste mix van patronen in te zetten binnen je bedrijfscommunicatie. De inhoud en de vorm (opmaak) van je boodschap zijn natuurlijk ook van groot belang voor het gewenste resultaat bij de ontvanger.

Roombooking & Narrowcasting, een unieke combinatie

Tegenwoordig zien we narrowcasting schermen werkelijk overal. Of het nu in de retail is, op sportlocaties of in het bedrijfsleven. Hiernaast is er al een tijd een opmars van roombooking systemen. Dit zijn tools waarmee je vergaderruimtes kunt reserveren. Hierbij wordt een klein digitaal scherm bij de vergaderzaal opgehangen met de planning voor die ruimte.

Omdat dit schermpje bij de vergaderruimte ook een digitaal scherm is, biedt dit de mogelijkheid tot meer. Is het niet mogelijk om meer met dit scherm te doen als er geen meetings in de ruimtes plaatsvinden? In deze blog ga ik het hebben over deze extra mogelijkheden.

Voordelen van Roombooking

De voordelen van een roombooking systeem, ook wel vergaderzaal management systeem genoemd zijn helder. Via het scherm aan de buitenzijde van de ruimte is direct te zien of en wanneer een ruimte beschikbaar is of bezet. Door slim te werken met kleuren kan deze informatie zelfs al vanaf ver te zien zijn zodat mensen niet onnodig heen en weer hoeven te lopen.

Voordelen van narrowcasting

Narrowcasting ook wel digital signage biedt ons de mogelijkheid om specifieke informatie aan personen te communiceren. Dit doen we dan op een bepaald moment op een bepaalde plek, via een digitaal scherm. Op deze manier bereiken we onze doelgroep regelmatig met informatie die voor hen relevant is.

Smart Roombooking, meer rendement door combineren

Omdat beide eerder genoemde producten gebruik maken van een digitaal scherm ligt het voor de hand om te kijken of er mooie nieuwe functies mogelijk zijn. Dit is zeker het geval. Als de software het toelaat is het absoluut een meerwaarde om narrowcasting functionaliteit toe te voegen aan je room booking content. Denk bijvoorbeeld aan de volgende mogelijkheden die je kunt toevoegen aan je roombooking scherm:

Wayfinding;
Calamiteiten/Meldingen;
Volledige signage functie bij ontbreken van meetings;
Smart Roombooking: mixed mode;

Op deze manier ontstaat er eigenlijk een veel bredere invulling op je schermen. Je kunt al bijna gaan spreken van meeting room TV of van Smart Roombooking functionaliteit.

Wayfinding via Roombooking schermen

Wayfinding of anders gezegd bewegwijzering is een veel voorkomende toepassing op digitale schermen. Het is dus zeker een goed idee om ook je room booking schermen in te zetten om mensen de juiste weg te wijzen. Je kunt verwijzen naar andere meeting rooms die op dat moment vrij zijn. Of wijzen naar uitgangen, toiletten, afdelingen et cetera.

Calamiteiten meldingen op je vergaderzaal schermen

Een andere mogelijkheid is om via deze schermen calamiteiten meldingen te tonen. Is er een calamiteit in de organisatie, meld dit dan via het scherm bij de vergaderruimte en geef aan wat mensen moeten doen. Wordt audio ondersteunt dan kun je zelfs mensen die in meeting zitten attenderen op de calamiteit.

In plaats van een echte calamiteit kan het ook handig zijn om een melding te kunnen plaatsten. Bijvoorbeeld als een bezoeker zijn auto fout heeft geparkeerd.

Complete informatiedienst op je room booking schermen

Het is niet altijd zo dat een meeting room bezet is. Vaak toont het scherm dan niets anders dan dat de ruimte beschikbaar is. Je zou er voor kunnen kiezen dat wanneer een ruimte voor langere tijd niet geboekt is, de schermen volledig in te zetten voor andere content uitingen. Op deze manier kan het bijdragen aan het verbeteren van je interne communicatie. Een nadeel kan zijn dat niet duidelijk te zien is wanneer de ruimte geboekt staat en er een volgende meeting is.

Smart Roombooking: mixed mode features

Het nadeel van de vorige optie wordt opgelost door een mixed mode te gebruiken. In dat geval wordt het scherm opgedeeld in twee stukken (zones). In de ene zone blijft de roombooking functie te allen tijde zichtbaar. In de andere zone kun je andere content plaatsten. Hier is dan volledige vrijheid op het gebied van deze content. Kies dus voor wayfinding in deze zone, noodmeldingen of gewoon andere interessante berichten vanuit je organisatie. Zo maak je van je standaard roombooking systeem een echte Smart Roombooking systeem.

Bereik non-desk medewerkers via digital signage

Het oplossen van belangrijke interne communicatie-uitdagingen via digital signage kan een echte boost geven aan de effectiviteit en efficiëntie van uw organisatie. Het is hierbij cruciaal om ervoor te zorgen dat u een solide interne communicatiestrategie heeft. Het zorgt voor een vloeiende stroom van informatie van het management op hoog niveau tot aan eerstelijnsmedewerkers en kan het moreel van de werknemers verbeteren. Desondanks heeft meer dan 50% van de bedrijven geen langetermijnstrategie voor digitale interne communicatie.

Medewerkers betrokken, gelukkig en productief houden is de kern van interne communicatie. Hoewel het misschien eenvoudig lijkt, vragen veel organisaties zich voortdurend af hoe ze hun interne communicatie kunnen verbeteren en aan de verwachtingen van werknemers kunnen voldoen.Studies tonen aan dat maar liefst 70% van de organisaties geen gebruik maken van tools van derden om hun interne communicatieprocessen te ondersteunen. Dit betekent dat communicatiemanagers alles zelf moeten organiseren en controleren. Als gevolg hiervan ontstaan er veelvoorkomende interne communicatie-uitdagingen, wat betekent dat uw werkplek niet zo efficiënt werkt als hij zou kunnen werken.

Hoe kun je de interne communicatie optimaliseren?

Als nooit tevoren zijn medewerkers in een oogwenk bereikbaar voor een organisatie. Of het nu via sms, e-mail of digitale informatieschermen is, medewerkers zijn overal en altijd bereikbaar. De beste manier waarop een organisatie haar interne communicatie kan verbeteren, is door gebruik te maken van deze nieuwe digitale technologieën om de betrokkenheid en het moreel van medewerkers te maximaliseren en een goed geïnformeerde werkplek te garanderen.

Het verbeteren van de interne communicatie gaat echter veel verder dan het introduceren van de nieuwste technologie. Ervoor zorgen dat uw berichten relevant, fris en boeiend zijn, staat bovenaan de lijst. Als uw berichten niet aan deze criteria voldoen, kan interne communicatie aan dovemans oren gericht zijn en blijft uw werkplek niet betrokken. Het is ook van cruciaal belang om werknemers niet te overladen met informatie. Dit kan wrijving veroorzaken bij het opnemen van berichten en als er te veel wrijving is, zullen werknemers niet de moeite nemen om uw berichten te lezen. Hieronder bespreken ik belangrijke interne communicatie-uitdagingen en hoe je ze kunt oplossen.

Hoe bereik ik non-desk personeel?

Een non-desk personeelsbestand bestaat uit werknemers wiens belangrijkste werk zich niet aan een bureau bevindt. Denk aan fabrieksarbeiders of supermarktpersoneel. Het is onwaarschijnlijk dat deze medewerkers een e-mailadres van het bedrijf hebben en tijdens hun dienst een mobiele telefoon kunnen gebruiken. Dit kan lastig zijn voor interne communicatiemanagers, aangezien dit personeelssegment moeilijk te bereiken is.

Wanneer de interne communicatieafdeling de werknemers niet kan bereiken, betekent dit dat informatie niet van boven naar beneden wordt doorgegeven. Daarom zijn deze niet-bureaumedewerkers mogelijk niet op de hoogte van nieuwe bedrijfsinitiatieven, -schema’s en andere belangrijke zakelijke berichten en updates. Voor bedrijven met een hoog percentage mobiele of niet-bureaumedewerkers is het van cruciaal belang dat deze medewerkers zich betrokken, bevoegd en erkend voelen. Ze zijn een cruciaal onderdeel van het functioneren van de organisatie en de organisatie zou gewoon niet overleven zonder hen.

Sommige organisaties vertrouwen uitsluitend op gedrukte nieuwsbrieven of vertrouwen op meerdere managementniveaus om informatie te verspreiden. Deze methoden hebben echter de neiging om betrokkenheid te missen en zijn onbetrouwbaar. Dit geldt met name voor grote organisaties die mogelijk tientallen managementniveaus hebben waar informatie doorheen moet voordat deze niet-deskmedewerkers bereikt (of niet).

Een manier waarop interne communicatiemanagers het probleem oplossen, is door communicatiemethoden te gebruiken die goed zichtbaar zijn, consistent worden bijgewerkt en zichtbaar zijn voor niet-bureaumedewerkers. Digital signage heeft het spel veranderd. Via een scherm dat op een goed zichtbare locatie is geplaatst, zijn medewerkers de hele dag goed bereikbaar en betrokken. Vanuit het oogpunt van werknemers is het absorberen van informatie eenvoudig. Het is niet nodig om op internet te zoeken, een nieuwsbrief te zoeken of een inbox te controleren, het staat gewoon op het scherm. Dit zorgt er verder voor dat uw belangrijkste informatie wordt gezien wanneer en waar deze het meest nodig is.

Communicatie tussen afdelingen blijft een uitdaging

Om ervoor te zorgen dat het bedrijf als een goed geoliede machine werkt, moeten interne afdelingen met elkaar communiceren. Dit blijkt echter een uitdaging te zijn, aangezien afdelingen ver van elkaar verwijderd kunnen zijn en na verloop van tijd werknemers zich te comfortabel gaan voelen en niet willen uitbreiden naar andere afdelingen. 41% van de interne communicatie specialisten vindt interdepartementale communicatie hun grootste uitdaging. Immers, als medewerkers niet met elkaar communiceren, kan het bedrijf er niet voor zorgen dat ze aan dezelfde agenda’s werken.

Een veelvoorkomend interdepartementaal probleem kan liggen tussen de verkoop- en marketingafdelingen. Sales moeten op de hoogte zijn van de nieuwste marketingcampagnes en -activiteiten, zodat ze potentiële klanten correct kunnen helpen. Marketingteams moeten verkoopstatistieken kennen om de prestaties van verschillende marketingcampagnes te meten. Deze cross-over en communicatie van bedrijfsinformatie zijn van cruciaal belang.

Interne communicatiemanagers moeten met oplossingen komen om de communicatie tussen afdelingen te vergroten. Een manier waarop organisaties de interne communicatiekloof tussen afdelingen dichten, is door middel van goed zichtbare digitale displays. Deze schermen kunnen realtime statistieken en KPI’s weergeven via digitale dashboards, live feeds voor sociale media, de nieuwste marketingcampagnes en erkenning van werknemers. Een goed voorbeeld zou een verkoopscherm op de marketingafdeling kunnen zijn. Het scherm kan live statistieken weergeven voor leads, sluitingen, winst, enz. Het enige wat de marketingafdeling hoeft te doen is omhoog kijken en de vruchten van hun werk in realtime zien! Misschien is er vorige week een nieuwe PPC-campagne gelanceerd en is de verkoop deze week met 20% gestegen?

Effectieve communicatie: minder is meer

Als we kijken naar hoe de interne communicatie kan worden verbeterd, gaat kwaliteit boven kwantiteit. Dit betekent dat de inbox van medewerkers overbelast zal raken en muren vol staan met posters. Soms wordt er zoveel informatie aangeboden dat medewerkers niet weten waar ze moeten zoeken, en dit in de meeste gevallen ook niet meer doen. Tip: schrijf een communicatieplan en zorg voor optimale interne communciatie!

E-mail is een zeer populair intern communicatiekanaal. Voor organisaties met een hoog percentage niet-bureaumedewerkers blijkt het echter al snel ineffectief. Dit komt omdat de niet-bureaumedewerker geen zakelijk e-mailadres heeft gekregen, of geen tijd heeft om zijn telefoon te checken tijdens zijn dienst of dat niet mag. Dit kan betekenen dat interne communicatiemanagers veel tijd verspillen aan het creëren van content waar slechts een fractie van de medewerkers zich mee bezighoudt. Dus hoe kan deze interne communicatie-uitdaging worden opgelost?

Eén manier is om een digitaal visueel informatiepunt te hebben dat één belangrijke boodschap per keer weergeeft om werknemers niet te overbelasten. Het wordt aanbevolen om dit informatiepunt regelmatig bij te werken om de inhoud fris, relevant en boeiend te houden. Een medewerker kan tijdens het passeren naar het scherm kijken en volledig op de hoogte zijn van de bedrijfsvoering. Populaire inhoud om weer te geven omvat live gegevens, werknemerserkenning, crisiscommunicatie en bedrijfsupdates.

Informatiekanalen voor zorgomgevingen

Het afgelopen jaar heeft een grote impact op de zorg en heeft er toe geleidt dat zorginstellingen, verpleeghuizen en zorgomgevingen anders zijn gaan kijken naar communicatie met bewoners. Vereenzaming treedt op, mensen kunnen hun activiteiten niet meer bijwonen en er ontstaat een behoefte aan maatschappelijke betrokkenheid. Zorgomgevingen worden dus voor uitdagingen gesteld. Hoe kunnen nieuwe communicatie deze uitdagingen verbeteren?

Effectieve interne communicatie en manieren om digitaal te communiceren worden daarom steeds belangrijker. Wat kunnen informatiekanalen hieraan bijdragen? De manier waarop een informatiekanaal wordt ingezet en wat het bijdraagt in de zorg staat centraal in deze blog.

Informatiekanalen als extra Zorg TV kanaal voor bewoners

Vrijwel elke bewoner heeft een eigen televisie tot zijn of haar beschikking voorzien van een select aantal zenders. Dit televisiesignaal, doorgaans afkomstig van de bekende providers zoals Caiway, KPN of Ziggo komt binnen bij het signaal overname punt en wordt vanaf hier gebroadcast naar alle televisies.

Binnen het huidige aanbod van zenders kan ook een eigen zorg infokanaal worden toegevoegd. Dit kanaal kan worden voorzien van een eigen identiteit en kan worden gevuld met eigen content. Uitgangspunt is wel dat dit televisiesignaal centraal binnenkomt.

Waarom wordt een informatiekanaal in de zorg ingezet?

In een zorgomgeving maken we een onderscheidt naar communicatie in de centrale huiskamer
(een gezamenlijke ontmoetingsruimte) en in de woonkamer. Door een combinatie aan te bieden in beide ruimtes ontstaat er een gevoel van verbinding en maatschappelijke betrokkenheid. Aangezien niet elke bewoner fysiek de mogelijkheid heeft om erop uit te gaan, wordt hij/zij toch laagdrempelig geïnformeerd en geëntertaind.

Er zijn hele praktische toepassingen te noemen, zoals; het uitzenden van kerkdiensten, content van het koningshuis, verslaggeving van lokale activiteiten of ondersteunende sfeerbeelden bij feestdagen. Daarnaast wordt er natuurlijk informatief gecommuniceerd over o.a. het menu van de dag, activiteiten, verjaardagen of andere praktische mededelingen van het verzorgingstehuis.

Op het moment dat er een evenement of bijeenkomst plaatsvindt waar een bewoner niet bij aanwezig kan zijn, dan kan hij/zij dit op zijn eigen kamer toch beleven.

Hoe zit dit technisch in elkaar?

Er wordt een media encoder geplaatst bij het signaal overname punt voorzien van HDMI inputs.
Onze broadcast player koppelt in via HDMI en afhankelijk van hoe de tv’s zijn ingeregeld stuurt de media encoder DVBT/DVBC of multicast uit.

Bewoners kunnen als ware zelf inschakelen op een eigen kanaal. Je kunt er ook voor kiezen om de informatiekanalen via een platform te bedienen en beheren. Een voordeel hiervan is dat het informatiekanaal altijd start bij het aanzetten van de televisie.

Onze broadcast player en het CMS bieden de mogelijkheid om content te plannen op tijd. Bepaalde content wordt van te voren opgehaald en klaargezet, waardoor je het Evado platform gebruikt als uitzendstation. Hierdoor kun je content over de dag plannen. Daarnaast kun je per verzorgingshuis of verpleeghuis rechten en rollen instellen per gebruiker, waardoor je ervoor kunt kiezen om in alle huizen een en dezelfde content te communiceren of alleen specifieke content voor alleen die locatie. Zo krijg je een systeem dat zowel lokaal als centraal gevuld kan worden door verschillende gebruikers. Hierdoor krijg je een levendig en dynamisch informatiekanaal voorzien van de laatste actualiteiten en nieuwtjes.

Samenvattend, een informatiekanaal (narrowcasting) in de zorg is dynamisch en biedt vele voordelen. Het voorziet in maatschappelijke behoeftes en vergroot de betrokkenheid. Het vervangt papier en draagt bij aan efficiency. Het ondersteunt in de algemene informatievoorziening en is een mooi voorbeeld van hoe digitalisering kan bijdragen aan effectieve communicatie in de zorg!

Bekijk ook deze zorg gerelateerde projecten

Interne communicatie via externe kanalen

Veel organisaties ervaren op dit moment een uitdaging bij het in standhouden van duidelijke interne communicatie. Zeker nu veel medewerkers thuiswerken. Hoe houd je de medewerkers goed geïnformeerd, gemotiveerd en betrokken bij de organisatie in de huidige situatie? Interne e-mails blijven vaak ongeopend. Ook is bekend dat medewerkers toch minder geneigd zijn om zelf opzoek te gaan naar intern nieuws. De mooie schermen die normaal helpen om informatie over te brengen hangen op kantoor. Deze situatie horen wij uiteraard terug bij veel van onze klanten.

Wat als je de medewerkers zowel thuis als onderweg kan bereiken via applicaties of op devices die men toch altijd al gebruikt? En wat als je de boodschap uniform kan houden aan de boodschappen die je ook via de schermen communiceert? Of dat deze juist kunnen worden afgestemd op een specifieke groep van collega’s? Wanneer we deze vragen voorlegde aan klanten of potentiële klanten dan kwam er eigenlijk altijd een positief antwoord. Benieuwd naar de mogelijkheden lees dan vooral de rest van mijn blog.

Narrowcasting is toch alleen voor op de schermen op kantoor?

Laten we beginnen bij het begin. Wat is het doel van de content die je als organisatie op de narrowcasting schermen richting collega’s presenteert? Omdat je de schermen voor verschillende doelen kan inzetten is het antwoord op deze vraag meervoudig. Het kan onder andere gaan om veiligheidswaarschuwingen of instructies, een stukje entertainment of dashboarding. Echter het grootste deel van de organisaties start met narrowcasting ter verbetering van de interne communicatie en het verhogen van de medewerkers betrokkenheid. Denk hierbij aan nieuws vanuit andere locaties, afdeling, projectteams, leuke acties onder collega’s, verjaardagen, gescoorde projecten en andere aankondigingen.

Narrowcasting bied bedrijven de mogelijkheid om deze informatie leuk en aantrekkelijk vorm te geven en daarna richting collega’s en medewerkers te pushen. Iedereen loopt wel minimaal één keer per dag langs een scherm en onderzoek wijst uit dat bewegend beeld meer de aandacht trekt en ook beter bij mensen blijft hangen. Kortom een krachtig medium om in te zetten.

Multi-screen communicatie

Nu hoor ik je zeggen maar de strekking van deze blog ging toch juist niet over die tv schermen op kantoor? Dat klopt. Door technische ontwikkeling is het nu ook mogelijk om vanuit hetzelfde platform (TSS Evado platform) dezelfde uniforme boodschap te pushen naar applicaties, smartphone apps en websites. Hierdoor kan je dus ook de medewerkers die onderweg zijn of thuiswerken bereiken.

Publiceer via o.a. Microsoft Teams

Een van de opties is bijvoorbeeld om de content naar een applicatie zoals een Microsoft Teams kanaal te publiceren. Op dit moment een tool die door veel organisaties toch al wordt gebruikt bij het thuiswerken. De mogelijkheden zijn zeer divers en tot nu toe ook nog lang niet allemaal bekend. Hiermee is het platform niet langer beperkt tot plaats afhankelijke communicatie (waar de schermen hangen) maar behoort plaats onafhankelijke communicatie ineens tot de mogelijkheid.

Corporate Screensaver

Een andere mogelijkheid om thuiswerkers te bereiken is via een corporate screensaver. Dit is een ideaal middel omdat er geen extra hardware kosten noodzakelijk zijn. Je kunt eenvoudig berichten pushen naar de screensaver op de laptop of desktop computer van de medewerkers. Het bereik is erg groot omdat de screensaverberichten praktisch altijd gezien worden.

Een gebruiksvriendelijk CMS, wat is dat precies?

Vanuit TSS hebben we in dertig jaar zeer vele projecten mogen uitvoeren in een divers landschap van klanten. In de meeste gevallen bereiden klanten zich goed voor en weten ze goed aan te geven wat de wensen en eisen zijn die ze stellen aan een software oplossing. Van alle wensen en eisen die er gesteld worden, is er eentje die nagenoeg altijd voorkomt. Het systeem moet gebruiksvriendelijk zijn.

Op zich een compleet logische vraag want wie wil er nu bijvoorbeeld een narrowcasting systeem dat niet gebruiksvriendelijk is? Echter, als we de vraag voorleggen aan de klant wat er precies verstaan wordt onder gebruiksvriendelijkheid dan zijn de antwoorden niet altijd even uitgebreid. Het systeem moet vooral simpel in gebruik zijn, wordt er dan gezegd. Zodat iedereen er makkelijk mee kan werken. Maar is dat het enige wat telt bij gebruiksvriendelijkheid van software of speelt er meer mee? En waar moet je op letten als je een gebruiksvriendelijk systeem zoekt? In deze blog ga ik dieper op deze vragen in.

Gebruiksvriendelijk, bruikbaar en gebruiksvriendelijkheid

Misschien is het leuk om te beginnen met een definitie. Want wat is nu eigen gebruiksvriendelijkheid? Experts zeggen hierover het volgende:

” Gebruiksvriendelijkheid is een concept dat onder andere door ergonomen wordt bestudeerd. Iets is gebruiksvriendelijk wanneer een beoogde eindgebruiker van een product, het effectief, efficiënt en naar tevredenheid kan gebruiken”.

Kernbegrippen zijn hier dus: effectief, efficiënt en tevredenheid. Met effectief wordt bedoeld dat het beoogde doel met de software gerealiseerd kan worden. Efficiënt, oftewel op de meest snelle manier. Dus handig werken en zonder tijdverspillen. En als laatste, ben je tevreden over hoe dit proces is verlopen en ben je blij met het eindresultaat? Met deze drie criteria in ons achterhoofd kunnen we dus een systeem gaan toetsen. Laten we dit doen op basis van de volgende 10 punten.

10 belangrijke kenmerken van gebruiksvriendelijke software

Overzichtelijk. Een gebruiksvriendelijk systeem is overzichtelijk. Dit betekent dat er een heldere menustructuur is waarbij de belangrijkste functies van het systeem direct zichtbaar zijn. Kerntaken zijn dus niet weggestopt in pull-downs of sub-menu’s;
Logica & samenhang is essentieel voor een goede gebruikservaring van de software. Een gebruiker moet snel door de verschillende onderdelen van een systeem kunnen navigeren op een manier die voor hem of haar logisch aanvoelt;
Intuïtief. Hoe intuïtiever een systeem is des te meer de gebruiker het systeem als gebruiksvriendelijk zal ervaren;
De bediening moet consequent zijn. Oftewel, door alle onderdelen van het CMS moet bij voorkeur zoveel mogelijk dezelfde werkwijze, look & feel en/of navigatiemethodiek gebruikt zijn.
Herkenbaarheid van symbolen en icons spelen een belangrijke rol. Door gebruik te maken van iconen herkent de gebruiker sneller wat de achterliggende functie van de feature is;
Eenvoud. De bediening moet voor een ieder, bij voorkeur zo snel mogelijk, te begrijpen zijn. Idealiter zonder dat hier een vooropleiding o.i.d. voor noodzakelijk is.
Kliks. Een efficiënt CMS zorgt ervoor dat de gebruikers zo min mogelijk kliks hoeven te doen om het beoogde doel te bereiken;
Scrollen. In navolging van overzichtelijkheid en eenvoud in navigatie komt het scrollen aan bod. Een systeem waarbij er veel horizontaal en/of verticaal gescrold moet worden leidt niet tot een betere gebruikerservaring. Bij voorkeur wordt een kerntaak (werkgebied) beperkt tot 1 schermview waar er zo min mogelijk tot geen scrollen noodzakelijk is.
Snelheid. Tegenwoordig zijn de meeste content management systemen online oftewel web gebaseerde systemen. Het systeem draait dus niet op de locatie van de gebruiker maar op een Cloudplatform van de leverancier. Het is hierbij belangrijk dat het systeem en het centrale platform snel wijzigingen, uploads en andere activiteiten van de gebruiker kan verwerken.
Stabiliteit. Hiermee bedoelen we dat het systeem doorlopend goed blijft functioneren zonder regelmatig vast te lopen of uit te vallen.

“Gebruiksvriendelijkheid zien we bij TSS als een sterke indicator van de software kwaliteit. Hoe hoger onze software hierop scoort, des te hoger de klanttevredenheid zal zijn”

Evalueer voordat je een keuze maakt!

Als we kijken naar de opsomming van de 10 punten dan kun je voorzichtig wel tot de conclusie komen dat gebruiksvriendelijkheid iets is wat men alleen in de praktijk kan ervaren. Daarom is het ook verstandig om een goede presentatie en demo te vragen van een fabrikant omtrent de software. Zo kun je als potentiële nieuwe gebruiker een beeld krijgen van de software en een onderbouwd oordeel vellen. Toch komt het voor dat partijen een keuze maken zonder dat ooit de software bekeken en/of geëvalueerd is. De gedachte is dan dat elk systeem wel effectief zal zijn en simpel is in gebruik. Helaas blijkt dit in de praktijk niet altijd het geval.

Is mooier ook beter?

Een punt wat niet aan bod is gekomen in de opsomming van 10 is het design van een software-omgeving. Oftewel, de GUI ( graphical user interface). Simpel gezegd is dit hetgeen waar je tegenaan kijkt als je met de software bezig bent. De styling, de look & feel, de eye candy anders gezegd: hoe het CMS eruit ziet. Ik bedoel hier dan niet het ontwerp wat direct de gebruiksvriendelijkheid raakt maar meer de styling van het CMS.

Dit is een nogal subjectief criterium. Immers, elk mens registreert dit weer anders. Hier komt nog bij dat er ook een verschil te maken is tussen functies binnen de organisatie. Zonder te willen generaliseren is het doorgaans zo dat mensen met een meer technische achtergrond minder kijken naar het design maar meer naar de effectiviteit van de software. Omgekeerd zijn marketeers en communicatiemensen meer gevoelig voor het ontwerp. Een veilig statement is echter wel dat bij een evaluatie van bijvoorbeeld 3 systemen, de mooiste niet perse ook de beste is. Houd dus je beoogde doelstelling met de software goed in het zicht.

Vanuit TSS houden we ons al 30 jaar bezig met softwareontwikkeling. Ons team van developers en product managers zijn continue bezig om effectieve software te schrijven die er ook nog eens attractief uit ziet en simpel is in gebruik. Slagen we hier goed in? Ik zou zeggen, test ons en vraag gerust een demo aan. 😉

Narrowcasting tips. Praktische adviezen voor narrowcasting.

Narrowcasting is een fantastisch medium. Het biedt de mogelijkheid om snel en eenvoudig informatie aan een beperkte doelgroep te presenteren. Bovendien is deze informatie ook nog eens mooi vormgegeven zodat de attentiewaarde erg hoog is. Ondanks dit alles zijn er wel degelijk bepaalde richtlijnen voor het creëren van een succesvolle uitzending. Om dit te kunnen bereiken geef ik In deze blog diverse tips en adviezen.

Ik ga het hierbij voornamelijk hebben over de inhoudelijke kant oftewel de content en de opmaak hiervan. Natuurlijk bestaat narrowcasting uit een combinatie van software en hardware waarover ook veel advies te geven is. Mocht je hier naar op zoek zijn dan raad ik je deze blog aan: Wat is narrowcasting [Het complete verhaal van A tot Z].

Creëer unieke content

De eerste tip, het klinkt gek maar zorg er voor dat je geen one-size-fits-all uitzending gaat maken. De kracht van narrowcasting is juist dat je per afdeling, per scherm, per kantoor specifieke content kunt tonen. Relevantie zorgt voor een hogere attentiewaarde! Dit betekent overigens niet dat je algemene boodschappen die voor iedereen interessant zijn moet weglaten. Maak een mix en meng specifieke informatie met algemene informatie.

Vermijd Infobesitas

Het doel is natuurlijk om informatie over te dragen. Niet om zoveel mogelijk informatie te tonen. Ik bedoel hier dan specifiek op een pagina of in een set aan pagina’s. Het medium leent zich perfect tot het uiten van korte boodschappen.

Hele lappen tekst worden minder makkelijk gelezen en zorgen ook voor minder dynamiek. Want, een pagina met veel tekst moet je een langere sta-tijd geven waardoor je wellicht de interesse van je kijker verliest. Hierbij moet worden opgemerkt dat de locatie van een scherm hierop zeker van invloed is. Bij een koffiecorner mag een boodschap best iets langer zijn dan bij een scherm in een gang waar men langsloopt. Dit neemt echter niet weg dat korte en krachtige boodschappen altijd beter worden geconsumeerd.

Zorg voor de juiste verhouding van beeld en tekst

De volgende narrowcasting tip gaat over de opmaak van je pagina. Het toevoegen van een afbeelding levert altijd meer aandacht op dan alleen tekst. Een prikkelende image versterkt dit effect. Het is niet voor niets dat we zeggen dat 1 afbeelding meer zegt dan 1000 woorden.

Wat ook goed werkt zijn full screen platen waarop een korte tekst wordt gezet. De afbeelding zorgt voor de attentie, de tekst informeert verder. Infographics werken ook altijd goed omdat het mooi opgemaakte plaatjes zijn die direct ook informatie verschaffen.

Over opmaak gesproken, waar keek u als eerste naar?

Vergeet de voordelen van video niet

Mensen zijn visueel ingesteld en van nature aangetrokken tot bewegend beeld. Op zich al een goede reden om tot narrowcasting over te gaan als informatiekanaal. Vergeet dus zeker niet om ook video toe te voegen aan uw uitzendingen. Video trekt aandacht en het kijken naar een filmpje is nog makkelijker dan zelf iets moeten lezen. Ook bij video is de gouden regel: houd het kort en dynamisch. Dat zorgt voor de beste attentiewaarde en doorkijken.

Verwijs naar andere informatiebronnen in de organisatie

De vijfde narrowcasting tip gaat over doorverwijzen. Narrowcasting is zeer geschikt als aanjager naar uitgebreide content op een andere plek in de organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een intranet of de website. Houd het bericht op het scherm kort en verwijs naar de uitgebreidere versie.

Hoe lang is een uitzending?

Hoe lang mag een uitzending nu eigenlijk duren? Deze vraag wordt vaak aan ons gesteld. Op zich een logische vraag maar een duidelijk generiek antwoord geven is lastiger. Het hangt vooral af van het motief van de uitzending. Een scherm in een wachtruimte mag een veel langere uitzending hebben dan een scherm bij de entree. Wil je dat mensen blijven kijken naar het scherm of moeten en passant de inhoud tot zich nemen?

Het is dus belangrijk om goed te kijken naar de functie van het scherm op die plek, hoe lang mensen er staan en welke boodschap je daar zou willen overbrengen. Vertaal dit naar een set pagina’s in je uitzending waarbij je let op de sta-tijd per pagina. Hierdoor krijg je inzicht in de totale tijd van je uitzending. Bepaal dan of dit zal werken.

Houd de aandacht vast, zorg voor actuele content

Niemand zit te wachten op oud nieuws. Zorg er dus voor dat je de inhoud van je narrowcasting regelmatig voorziet van een update. Dat kan soms lastig zijn en dan is het inzetten van geautomatiseerde feeds een oplossing. Oftewel, haal relevant nieuws binnen uit je sector via rss feeds of andere bronnen en toon deze in je uitzending. Of maak van te voren een duidelijke taakverdeling in je communicatie team waarbij een ieder verantwoordelijk is voor nieuwe content om de zoveel tijd.

Maak gebruik van een Call to Action

Om meer betrokkenheid tot stand te brengen kun je gebruik maken van een call-to-action. Roep mensen via het scherm op om mee te denken over een nieuwe naam voor een nieuw product. Toon interne vacatures en roep op om te solliciteren, laat een QR code scannen om naar een survey te gaan. Het zijn willekeurige ideeën maar ze geven je scherm net even wat extra waarde.

Uiteraard is er nog veel meer te vertellen en te delen op het gebied van het maken van een goede narrowcasting uitzending. Heeft u hier vragen over? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op, we helpen u graag verder.

P.S. Wil je nog meer tips? Lees dan ook eens deze blog: Zelf narrowcasting maken

Visual storytelling binnen bedrijven, hoe wordt het toegepast?

Enkele tijd geleden zat ik aan tafel bij de corporate communicatie manager van een grote multinational. Zij vertelde mij over het belang van visual storytelling binnen haar afdeling. Daarom heb ik besloten om deze blog te schrijven en dieper in te gaan op de begrippen storytelling en visual storytelling. Wat is visual storytelling? Welke waarde voegt het toe en hoe pas je dit bijvoorbeeld toe in een narrowcasting uitzending? Allemaal vragen die in deze blog aan bod komen, evenals het belang van digitale visuele communicatie.

Wat is storytelling?

In geval van storytelling vertel je als bedrijf of merk een authentiek verhaal. Hierbij is het doel dat mensen zich verbonden voelen aan je organisatie en graag zaken met je doen of overgaan tot aankoop. Daarnaast is dit de ideale manier om vanuit branding perspectief een merk neer te zetten.
Storytelling verbindt, het zet je klanten aan tot beweging en bovendien zorgt het voor een positieve associatie. Mensen doen nu eenmaal graag zaken met personen en bedrijven die hen een prettig gevoel geven. Tot slot zorgen deze “verhalen” ervoor dat de informatie op een duidelijke manier wordt overgebracht, blijft hangen en er een connectie ontstaat met het bedrijf of merk. Maar wat is nu de toegevoegde waarde van visual storytelling? Daar ga ik in het volgende deel van de blog verder op in.

Visual storytelling verbindt en geeft je boodschap extra waarde!

De voornaamste doelstelling van een communicatie afdeling is het overbrengen van informatie richting haar doelgroep. In tegenstelling tot storytelling wordt er bij visual storrytelling gebruik gemaakt van visuele content om een verhaal extra kracht bij te zetten. Toevoeging van afbeeldingen en video’s hebben als effect dat de kans groter wordt dat een communicatieboodschap daadwerkelijk overkomt.

Dit is namelijk exact wat er gebeurt bij narrowcasting. Hier wordt informatie visueel getoond richting de doelgroep. Doordat visuele content herhaaldelijk wordt gepresenteerd blijft een boodschap langer hangen. Beelden worden vele malen sneller begrepen en verwerkt door de hersenen in vergelijking tot tekst. Bovendien toont onderzoek aan dat we 80% onthouden van wat we zien. Vandaar dat narrowcasting op vele plekken binnen bedrijven wordt gebruikt. Daarmee is het dus een perfecte tool om je verhaal te vertellen naar je personeel, klant of relatie.

Hoe pas je visual storytelling toe in een narrowcasting uitzending?

Doorgaans communiceren nog veel bedrijven op de ouderwetse manier, via tekst. Echter stijgt de vraag naar video en geanimeerde beelden ter ondersteuning van de informatieboodschap. Ik zie verschillende toepassingen binnen narrowcasting waar visual storytelling goed tot zijn recht komt. Hoe ga je er nu voor zorgen dat stoffige en lastige informatie zijn doel bereikt? Denk aan veiligheidsinstructies, productie informatie, uitleg van procedures etc. Door deze informatie geanimeerd te tonen op schermen, wordt complexe informatie makkelijker te interpreteren. Hierdoor bereikt het verschillende doelgroepen tegelijkertijd! Doordat je bij narrowcasting geanimeerd beelden in de uitzending kan laten komen, prikkel en stimuleer je de hersenen. Dit zet uiteindelijk aan tot actie.

Storytelling, bouw aan een inspirerend merkverhaal als bedrijf

Vele bedrijven passen storytelling al toe in hun marketing strategie en is het een vast onderdeel geworden in het communicatieplan. In het bijzonder zie je dit bij bedrijven als Apple, Coca Cola of McDonalds. Doordat ze al jarenlang investeren in hun verhaal, spelen ze in op de behoefte van de doelgroep. Hierdoor kunnen mensen zich identificeren met het merk en voelen een verbintenis.

Het delen van je succesverhalen kan ook op Social Media en dit kan vervolgens weer in je narrowcasting uitzending worden geïntegreerd. Zodoende versterken beide kanalen elkaar en ontstaat er een uniek verhaal waar mensen zich emotioneel aan verbonden voelen! En in het beste geval zelfs mee willen associëren. Op dezelfde wijze werkt visual storytelling voor bedrijven met betrekking tot interne communicatie. Door content te voorzien van beelden en medewerkers hierbij te betrekken ontstaat een gevoel van trots. Dit heeft een positief effect op employer branding, oftewel wat straal je uit als bedrijf naar je medewerkers. Daarmee bind je medewerkers aan je bedrijf. Dit heeft weer tot gevolg dat ze zich graag associëren met hun werkgever.

Een praktisch voorbeeld is het delen van nieuwe projecten of ontwikkelingen. Zodoende vergroot je de betrokkenheid en dit geeft een bijzonder gevoel. Een gevoel van trots wat ook direct te herleiden is naar storytelling. Narrowcasting is een communicatie tool om storytelling te faciliteren.

Narrowcasting, het middel om je verhaal kracht bij te zetten!

Concluderend, narrowcasting is uitermate geschikt voor het delen en vertellen van verhalen, oftewel visual storytelling. Het maakt mensen betrokken en geanimeerde (video) beelden dragen bij aan een positieve associatie van je merk of organisatie. Het delen van relevante informatie op Social Media draagt ook bij aan de merkidentiteit en door dit te combineren in een narrowcasting uitzending ontstaat er een wisselwerking. Zodoende heb je het beste van beide werelden.

Datakoppelingen toevoegen aan narrowcasting, hoe werkt dat?

In deze blog ga ik het uitgebreid hebben over datakoppelingen en narrowcasting. Anders gezegd, hoe kun je relevante informatiestromen van derden integreren in een narrowcasting uitzending. Naast de term datakoppelingen spreken we ook wel over externe feeds, datafeeds of koppelingen met externe bronnen. Laten we allereerst gaan beginnen met een definitie, oftewel: wat is een datakoppeling?

Wat is een datakoppeling?

Een datakoppeling is een verbinding tussen twee systemen of applicaties die zo is gemaakt dat het mogelijk wordt om automatisch gegevens uit te wisselen tussen die beide systemen. In ons geval is het ene systeem dus altijd het narrowcasting CMS.

Als we aan de slag gaan met het vullen van onze uitzendingen dan kan dat dus grofweg op twee manieren. De content kan door personen (redactie) worden toegevoegd of door het realiseren van een koppeling met een informatiebron. Deze informatiebron kan bijvoorbeeld een website zijn zoals De Telegraaf. Je kunt dan nieuws ophalen en geautomatiseerd tonen. Het kan ook een bepaalde applicatie zijn zoals bijvoorbeeld een kassasysteem zodat je prijsinformatie op een scherm kunt laten zien.

Het voordeel van een datakoppeling in je narrowcastinguitzending

Waarom wordt er gebruik gemaakt van datakopplingen? Er zijn een aantal voordelen, ik noem hierbij de belangrijkste:

Een datakoppeling levert automatisch nieuwe content. Oftewel, zonder dat redactie nieuwe content toevoegt wordt de uitzending toch dynamisch en actueel. De attentiewaarde van je uitzending blijft op deze manier hoog;
Efficiëntie door een combinatie van informatie. Door meerdere bronnen uit diverse systemen te combineren en te tonen op een scherm wordt snel inzicht verkregen in diverse processen. Normaliter zou je per applicatie zelf moeten kijken maar nu toont het narrowcastingscherm de informatie gezamenlijk;
Compleet geautomatiseerde uitzendingen. Het is mogelijk om compleet dynamische uitzendingen te creëren door alleen maar gebruik te maken van datakoppelingen. Op deze manier is er geen menskracht nodig om de uitzending te vullen.
Efficiëntie door eenmalige invoer van data of content. Wanneer we bijvoorbeeld een koppeling maken met een intranetomgeving van een bedrijf dan hoeft de communicatie-medewerker bepaalde informatie slechts eenmaal in te voeren. De informatie gaat in eerste instantie op het intranet maar door de automatische datakoppeling met het narrowcasting systeem zien we ook delen van die content terug op de schermen. Op deze manier wordt het een aanjager voor het intranet;

[ p.s. naast narrowcasting kun je uiteraard ook datakoppelingen voor je videowall creëren ]

Een datakoppeling creëren

Een koppeling is een middel om een bepaald doel te bereiken. We willen namelijk content of informatie mooi gevisualiseerd kunnen tonen op een scherm. Het laten zien van content gebeurt in een template. Een template is een indeling van het scherm waarbij wordt bepaald welke content waar wordt getoond in welk vlak. In de template worden elementen gebruikt zoals een tekst-element, een image-element of bijvoorbeeld een video-element. Deze elementen worden voorzien van een naam, deze naam wordt later gebruikt in het CMS om de juiste informatie op die plek te krijgen. Als de template klaar is, wordt het tijd om de daadwerkelijke datakoppeling te gaan realiseren

Een complexere datakoppeling wordt doorgaans niet eenzijdig gerealiseerd. Een simpele RSS kan nog gedaan worden op die manier. In andere gevallen vindt vaak intensief overleg plaatst tussen partijen over hoe de koppeling tussen beide systemen gerealiseerd moet worden en wat de verwachte functionaliteit van de datakoppeling is.

Standaarden voor datakoppelingen

Bij TSS gebruiken we een viertal technieken/standaarden om een datakoppeling te maken, dit zijn:

– RSS
– JSON
– XML
– HTML

Hiernaast maken we tevens gebruik van XSLT.

RSS wordt veel gebruikt om informatie van nieuwswebsites te halen. Denk bijvoorbeeld aan nu.nl informatie die we via RSS kunnen importeren en dan bewerken.

Als we in onze uitzending real-time delen van een website willen tonen dan gebruiken we hiervoor de HTML methode. Via de Evado Designer kunnen we direct in de template een vlak creëren en deze koppelen aan een URL. In de uitzending zal de webview dan worden opgebouwd en als deel van de uitzending worden getoond.

JSON en XML worden vaak gebruikt als we complexere datakoppelingen willen maken. JSON staat voor JavaScript Object Notation. Het is een standaard om informatie gestructureerd op te slaan en uit te wisselen, vergelijkbaar met XML (eXtensible Markup Language). Bij XML wordt informatie beschreven door tags, die de data op een hiërarchische wijze omsluiten en indelen. XML wordt overigens ook weer gebruikt voor RSS-feeds. Om data vanuit een XML nog verder te kunnen beïnvloeden en verwerken gebruiken we XSLT. Hiermee kunnen we zelf informatie uit de XML oppakken, verwerken en als nieuwe content tonen in de uitzending.

Onderstaande afbeelding toont een gevulde template en een stukje uit het bijbehorende XML document. Elk elementje wat zichtbaar is in de uitzending (in dit geval voor Fox Sports) wordt aangeleverd via de XML koppeling en het achterliggende systeem bij Fox.

Samengevat – de stappen bij het maken van datakoppeling

Globaal kunnen we stellen dat bij het realiseren van een koppeling de volgende stappen genomen moeten worden:

Formulering van de doelstelling. Welke informatie willen we zien op het scherm;
Onderling overleg tussen partijen van de desbetreffende systemen ( narrowcasting bedrijf en eigenaar van het andere systeem);
Besluitvorming over welke standaard/techniek gaat er gebruikt worden (XML/RSS/JSON etc.);
Realisatie van de vormgeving en de template;
Inrichten van de feed en het CMS;
Testen van de datakoppeling;
Oplevering.

Kennisniveau en technische functionaliteit CMS is bepalend voor succes

De mate waarin een CMS technisch in staat is om te koppelen met externe bronnen is voor een deel bepalend voor de uiteindelijke mogelijkheden. De flexibiliteit om in de vormgeving (templating) vele mogelijkheden en vrijheden te hebben is eveneens een belangrijk element. Bovenal is het vanzelfsprekend ook de know-how binnen een organisatie op het gebied van datakoppelingen die er voor zorgt wat er allemaal mogelijk gemaakt kan worden.

Welke digital signage player zet je in en waarom?

Met deze blog probeer ik meer inzicht te geven over de inzet van een digital signage player. Wanneer zet je welke mediaplayer in en waarom is het belangrijk om toekomstgericht te investeren? De play-out is een essentieel deel van een digital signage configuratie. Play-out, oftewel het uitspelen van content vanuit de mediaplayer richting de schermen. Welke content wil je afspelen en wat wil je graag laten zien? Allemaal vragen die je van tevoren dient te stellen om een zo stabiel en betrouwbaar mogelijke digital signage uitzending te genereren.

De inhoud bepaald de keuze van een digital signage player

We zien hele diverse toepassingen in de markt, die allemaal door elkaar heen worden gebruikt. De inzet van een mediaplayer hangt sterk samen met de content die je graag wil laten zien. Ga je meerdere video’s afspelen, zo ja in welke resolutie Full HD, 4K of zelfs hoger? Wil je informatie gaan dashboarden, oftewel het tonen van data uit bestaande systemen. Dit kan een ERP systeem zijn, BI tool of CRM pakket. Zo ja, hoe vaak moet een mediaplayer de data verversen? Moet dit real-time, elk uur of 1x per dag. Er is namelijk wel degelijk een verschil tussen bijvoorbeeld weerinformatie of het tonen van real-time productie informatie in een productieomgeving.

Hetzelfde geldt voor webpagina’s. Wil je meerdere webpagina’s tonen en hoe zwaar is de content die je ophaalt. Een combinatie van bovengenoemde factoren hebben allemaal invloed op de performance en de selectie van de juiste digital signage player. Het komt er eigenlijk op neer, hoe meer performance je vraagt van je uitzending, hoe belangrijker het wordt om kritisch te kijken naar een geschikte mediaplayer. In het volgende gedeelte van de blog leg ik uit waarom de meeste klanten kiezen voor een externe digital signage player.

Een externe digital signage player heeft zijn voordelen

Een externe mediaplayer slaat een uitzending op in zijn interne geheugen, wat er letterlijk op neer komt dat bij wegvallen van een internetverbinding hij zijn laatste ontvangen update(s) toont. Hierdoor ben je altijd gegarandeerd van een uitzending en gaat je scherm niet onnodig op zwart. Met uitzondering van content die rechtstreeks vanuit het internet wordt opgehaald, zoals bijvoorbeeld NU.nl, Buienrader of webpagina’s. Een midrange digital signage player biedt voldoende grafische capaciteit en opslag voor uitgebreide uitzendingen. Daarnaast biedt een externe mediaplayer de mogelijkheid om meerdere schermen, binnen een bepaalde afstand met 1 player aan te sturen.

Een externe mediaplayer is doorgaans een volwaardige Windows 10 pc en heeft geen beperking in de doorontwikkeling van software. Het doorvoeren van software updates en upgrades gaat vrij gemakkelijk en kan doorgaans remote worden uitgevoerd.

Statische content vs dynamische content

Er is een duidelijk verschil tussen statische en dynamische content. Statische content zien we vaak terug in de leisure, horeca en retail omgevingen waarbij een en dezelfde content wordt getoond. Deze content wordt doorgaans op meerdere schermen getoond. Deze schermen worden vanuit 1 mediaplayer aangestuurd. Voorbeelden hiervan zijn een kassa of receptie omgeving bij een attractiepark, waar hoofdzakelijk openingstijden en prijzen worden getoond. Dit zorgt ervoor dat je vrij efficiënt en op een snelle manier de schermen kan voorzien van dezelfde content.

Je kunt tot maximaal 8 schermen tegelijk aansturen met 1 mediaplayer. Hoe werkt dit dan precies? Onze digital signage player wordt gekoppeld aan een switch/splitter, welke is voorzien van 8 HDMI outputs en deze verdeeld het HDMI signaal naar de 8 schermen. Wil je verschillende type content op verschillende schermen dan heb je altijd een externe mediaplayer per scherm nodig. Zodoende ben je in staat om per scherm de content af te stemmen. De kracht van digital signage is natuurlijk dat je doelgericht en op de verschillende schermen de content kan toespitsen op de doelgroep. Beide toepassingen kunnen relevant zijn en hebben zijn voordelen.

Welke digital signage player is geschikt voor het uitspelen van audio

Audio wordt vaak in de vorm van muziek ingezet en zien we vooral terug in showrooms, op informatiekanalen in vakantiehuisjes / hotels of in zorginstellingen. Je zet als het ware muziek over een uitzending heen, waardoor statische content op een hele andere manier zijn doel bereikt.
Het is hier wel van belang dat er een bron is waar de audio vandaan komt.

Een extern audiosignaal kan gekoppeld worden aan de digital signage mediaplayer, waardoor er bijvoorbeeld continue een radiozender op de schermen te horen is. Dit kan afgewisseld worden met een video die in de uitzending gespeeld wordt. De mediaplayer zal het radiosignaal dan onderdrukken en het audio van de video laten horen. Wanneer de video afgelopen is dan wordt het radiosignaal weer hoorbaar. Houdt er rekening mee dat de digital signage player audio in en uit bevat.

Videowall players

Videowalls, bevatten doorgaans 4 schermen of meer en er wordt meestal voor gekozen om deze als één beeld aan te sturen. Het kan ook zijn dat elk scherm individueel aangestuurd dient te worden op de hoogste resolutie. Op deze manier toont elk scherm unieke content in de hoogste resolutie.
De meest voorkomende resoluties waarin beelden worden opgemaakt is Full HD of 4K. Hoger is wel mogelijk, maar houdt er rekening mee dat beelden of video’s ook in de juiste resolutie worden aangeleverd en aanwezig zijn. Buiten het feit dat je hier met je templates rekening moet houden en het Evado platform een template “scaled” naar het juiste beeldformaat, is de videowall player een essentieel deel van de configuratie. Het Evado platform houdt rekening met de bezel en past een automatische bezel correctie toe.

Het is dus belangrijk dat je een mediaplayer aanschaft die rekening houdt met het aansturen van de gewenste resolutie. De configuratie kan totaal verschillend zijn en hardware zijn afhankelijk van doel en inrichting. Voor meer informatie over videowalls lees ook de blog; Videowall schermen, de multifunctionele communicatie tool

Mijn advies voor de selectie van een digital signage player

Bedenk van te voren goed na over de gewenste functionaliteiten van een digital signage configuratie.Pas nadat je een goed beeld hebt van de wensen, dan kan de leverancier dejuiste mediaplayer adviseren en aanbieden De ervaring leert dat bedrijven vaak klein beginnen en naarmate een digital signage configuratie draait de wensen groter worden. Om deze reden adviseren wij onze klanten een externe player. Een uitgebreide configuratie met diverse koppelingen, webpagina’s en dashboards vraagt meer performance, meer opslag en daarmee een andere type play-out. Stem hier je mediaplayer op af. Uiteindelijk wil je een toekomstbestendige investering doen en de selectie van de juiste mediaplayer draagt hier aan bij!