Narrowcasting ROC van Twente

Eind augustus zijn wij benaderd door het ROC van Twente of wij mee wilden doen aan een onderhandse aanbesteding voor de vervanging van hun huidige narrowcasting. Het systeem moest future proof zijn en flexibel qua schaalbaarheid. Hun huidige systeem voldeed niet meer aan de wensen en behoefte van de interne gebruikers. Voor deze aanbesteding hebben ze 3 partijen benaderd, waaronder onze partner AV Oost waarmee wij samen de aanbesteding hebben ingediend.

Er werd op meerdere componenten geselecteerd, waaronder techniek, service en prijs. Wij kwamen als beste uit de bus op gebied van prijs/ kwaliteitsverhouding en hiermee werd het project aan ons gegund. Na de voorlopige gunning vond er een verificatie gesprek plaats met alle interne stakeholders en hebben wij een demonstratie gegeven van ons CMS en ons Evado designer pakket. Op basis van deze demonstratie en dit gesprek is de definitieve gunning toegekend.

Kevin Wijnberg, AV Beheer ROC van Twente

“Na een uitgebreide marktverkenning hebben wij o.a. TSS aangeschreven voor een onderhandse aanbesteding voor de vervanging van onze narrowcasting- omgeving. De overstap van ons vorige systeem naar EVADO liep geheel volgens plan, ondanks het korte tijdsbestek. Gemaakte afspraken werden keurig nagekomen en de medewerkers van TSS hebben uitstekend meegedacht bij de inrichting van het CMS. Wij hebben nu aanzienlijk meer mogelijkheden dan bij ons vorige pakket, waardoor het nog breder inzetbaar is. Komend jaar zullen we ons narrowcasting-park nog verder uitbreiden.” 

Een narrowcasting oplossing die future proof is

De oplossing wordt hoofdzakelijk ingezet om te informeren richting de student, docent en medewerkers. Daarnaast wordt het ook gebruikt om maatschappelijke boodschappen te communiceren, zoals bijvoorbeeld; anti rook campagnes. Schermen hangen op strategische locaties door de hele school, inclusief de koffiekamers van de docenten. De schermen bij de in- en uitgang tonen o.a. OV informatie van de treinen, afgewisseld met nieuwsberichten. De wens vanuit AV beheer was het in stand-by kunnen zetten van de schermen via RS232. Dit heeft TSS ontwikkeld en geïntegreerd in de player software.

Er is tevens een koppeling gerealiseerd met SURFconext, een specifieke wens vanuit  IT. Deze koppeling zorgt er voor dat gebruikers met 1 gebruikersnaam en wachtwoord inloggen op het EVADO platform. Aangezien er op verschillende afdelingen andere content wordt getoond is het een zeer uitgebreid systeem qua rechten en rollen. Momenteel zijn er 40 gebruikers van het narrowcasting systeem, waarbij communicatie een overkoepelende functie heeft. Daarbij zal de huidige omgeving nog uitgebreid worden in de nabije toekomst.

Scholen lopen voorop in digitale communicatie

Informatievoorziening van en naar studenten wordt steeds meer digitaal gedaan en scholen lopen voorop als het gaat om digitalisering. De doelgroep is jong en die zijn veel sneller in de digitalisering meegegaan. Activiteiten, evenementen en/of open dagen worden zodoende overzichtelijk voor iedereen. Van praktische tot vakinhoudelijke informatie, schermen zijn een interessante toepassingen om de doelgroep te bereiken.

Een compleet systeem waar alle interne stakeholders mee kunnen werken

TSS heeft een CMS opgeleverd, voorzien van op maat gemaakte templates welke volledig zijn afgestemd met de klant. In totaal gaat het hier om 25 templates in zowel landscape als portrait. Deze templates zijn in overeenstemming met de grafisch vormgever van het ROC van Twente ontwikkeld. Daarnaast hebben wij 56 players geleverd, voorzien van player software, barcode en uniek Mac adres. Dit Mac adres is bedoeld als beveiliging, zodat een apparaat toegang krijgt tot hun netwerk. Er heeft een CMS redactie en beheer training plaatsvonden, als ook een designer training.

De montage en installatie van de players zijn ook verzorgd. De hosting in de cloud en de servicelevel zijn voor dit project voor 36 maanden afgesloten met de optie tot verlenging naar 60 maanden.

Uitbreidingen

Uitbreidingen 2020:
Na de implementatie van het narrowcasting systeem in 2020 is er gedurende het jaar uitgebreid met 11 players op verschillende locaties.

Uitbreidingen 2021:
In Q2 van 2021 is de configuratie uitgebreid met een creatieve videowall van 8 schermen. Hiervoor hebben wij een professionele videowal player geleverd, die het mogelijk maakt om 8 schermen die op 56 graden hangen als 1 beeld aan te sturen. Daarnaast is de narrowcasting configuratie uitgebreid met 5 extra players

Over de klant

Het ROC verzorgt middelbaar beroepsonderwijs (mbo) en volwasseneneducatie in de regio Twente. Studenten kunnen kiezen uit zo’n 300 mbo-opleidingen van niveau 1 tot en met 4. Die kun je volgen op een van de hoofdlocaties in Almelo, Hengelo of Enschede of op locaties in de omliggende dorpen. Onderwijs op meerdere plekken in de regio. In totaal maken ruim 22.000 studenten gebruik van het onderwijs in de regio Twente en zijn er ruim 2000 mensen werkzaam.