Natuurlijk was interne communicatie altijd al een speerpunt binnen veel bedrijven. Echter, het lijkt erop alsof het de laatste tijd weer steeds actueler wordt. Wij merken dat bij TSS in ieder geval in het aantal aanvragen waarbij het verbeteren van de interne communicatie het motief is.
Zoals met bijna alles is het hebben van een plan een noodzaak om een doel te kunnen halen. Dit is niet anders bij het vraagstuk hoe je de interne communicatie binnen jouw bedrijf kunt optimaliseren of verbeteren. Het opstellen van een communicatieplan helpt je hierbij. Het biedt richtlijnen, handvaten en te zetten stappen om je doel te bereiken.
Waarom is een intern communicatieplan belangrijk?
Een communicatieplan is een uitgewerkte strategie die ervoor zorgt dat je de communicatiedoelen binnen jouw organisatie gaat realiseren. In de meeste gevallen is de communicatie erop gericht om de medewerkers te informeren over alles wat er speelt binnen het bedrijf. Het is allang aangetoond dat bedrijven waarbij de interne bedrijfscommunicatie goed op orde is productiever zijn dan bedrijven waarbij dit minder goed geregeld is.
Maar hoe begin je met je communicatieplan? We helpen je graag op weg met 5 belangrijke stappen oftewel wat zijn belangrijke onderdelen in elk succesvol communicatieplan.
Stap 1 – Bepaal de doelgroepen binnen je organisatie
Een bedrijf bestaat meestal uit een verzameling afdelingen, units, teams of hoe ze ook zijn ingericht. Hierbinnen zijn mensen actief die binnen die groep actief zijn met het behalen van de gestelde doelen. Het is belangrijk om alle groepen in je bedrijf goed in kaart te brengen. Dit is in een later stadium van belang als het gaat om je content en communicatiemix.
Productieafdelingen, kantoortuinen of telewerkers
Het is een groot verschil of je personen wilt bereiken die op een productieafdeling werkzaam zijn of dat je doelgroep in een kantoortuin werkt. De eerstgenoemde groep heeft doorgaans geen vaste werkplek of een mobiele telefoon van de zaak. Deze “tools” zijn wel beschikbaar voor de mensen in het kantoorgedeelte. Dit geeft dus een uitdaging. Hoe kan ik beide groepen bereiken? En nog belangrijker, welke content past het beste?
Kortom, het goed in beeld hebben van alle doelgroepen in je bedrijf is een goede start bij elk communicatieplan.
Stap 2 – Zorg voor duidelijke communicatiedoelen
Nadat je inzicht hebt gekregen in alle doelgroepen binnen je organisatie kun je de communicatiedoelen gaan definiëren. Vanzelfsprekend verschillen deze per bedrijf. Voorbeelden van communicatiedoelen met betrekking tot de interne communicatie zijn onder andere:
- Mensen informeren over relevante zaken;
- Response genereren over bepaalde onderwerpen;
- Cultuurverandering tot stand brengen;
- Een dialoog op gang krijgen.
Ook hier geldt weer dat je afhankelijk van je communicatiedoel een andere communicatiemix gaat hanteren. Hiernaast zal ook de verpakking van je boodschap anders zijn per verschillend doel.
Stap 3 – Kies de juiste communicatiemix
Misschien is het hier goed om eerst te beginnen met een definitie. Een communicatiemix is de combinatie van alle tools die een organisatie kan inzetten die bedoeld zijn om een boodschap bij de juiste doelgroep te krijgen. Je kunt dus als bedrijf kiezen voor een mengvorm van mogelijkheden om zo effectief mogelijk te communiceren. Denk bijvoorbeeld aan het inzetten van een corporate screensaver, een intranet of narrowcasting.
De juiste mix bepaal je door te achterhalen welke voorkeuren je doelgroepen hebben binnen je bedrijf. Deze voorkeuren zullen zich ontwikkeld hebben per functiegebied en de mogelijkheden die mensen binnen die omgeving hebben. Zo zullen mensen zonder vaste werkplek ( non-desk medewerkers) de voorkeur geven aan een mobiele app of aan narrowcasting. Maar medewerkers die wel een eigen werkplek hebben ontvangen bijvoorbeeld liever een nieuwsbrief of kijken op het intranet. De juiste mix is bepalend voor het succes van je communicatieplan.
Stap 4 – Zorg voor relevante content op maat
Een groot deel van het communicatieplan is theoretisch en strategisch van aard. Maar er komt een moment dat er ook daadwerkelijk een bericht of een uiting tot stand moet komen die via de mix bij de doelgroep moet landen. Cruciaal voor succes is hoe deze content wordt opgemaakt. Twee zaken zijn hierbij van groot belang: welke doelgroep spreek je aan ( kunnen er meerdere zijn) en welk kanaal zet je in ( ook dit kunnen er meerdere zijn. Daarnaast is de vormgeving (design) van het bericht belangrijk.
Stem content af per communicatiekanaal
Het is een goed idee om je content af te stemmen per doelgroep en kanaal. Mensen die werkzaam zijn op een productieafdeling en die narrowcasting software hebben als communicatiekanaal moeten korte berichten te zien krijgen die snel te consumeren zijn. Lappen tekst op deze schermen zetten zal niet effectief zijn. Kies dan eerder voor een grote afbeelding en een koptekst.
Echter, in een nieuwsbrief of op een intranet mag een uiting best langer zijn omdat de lezer hier meer tijd heeft om het bericht tot zich te nemen.Wil je hetzelfde bericht over meerdere kanalen delen zorg dan dat deze berichten worden bijgewerkt tot een hanteerbare uiting voor elk specifiek kanaal.
Stap 5 – Evalueer je interne communicatie
Interne communicatie is geen statisch iets. Om je doelen te bereiken zul je consequent moeten zijn in je uitingen en de frequentie hiervan. Evalueer om de zoveel tijd bij je doelgroep wat zij vonden van de content, of de communciatie aansluit bij de verwachtingen en waar eventueel nog verbetering aangebracht kunnen worden. Het opstellen van een communicatiekalender kan je ook helpen om de focus te houden op het regelmatig informeren van alle belanghebbenden in je organisatie.
Geef een reactie