In deze blog gaan we wat dieper in op verschillende communicatiepatronen. Welke soorten zijn er, wat zijn de verschillen en hoe zet je ze zo effectief mogelijk in. Ik baseer me hierbij vooral op het model van Bordewijk en Van Kaam. Zij gaan uit van 4 patronen te weten: Allocutie, Registratie, Conversatie en Consultatie.
De aanleiding van deze blog is de volgende. Bij TSS zijn we veel bezig met het bedenken en maken van software op het gebied van digitale communicatie. Wat hierachter echter schuilgaat is de fascinatie van communicatie in bredere zin. Vanuit de behoefte om communicatie te begrijpen is de behoefte ontstaan om bij te dragen aan de verbetering ervan.
Optimale communicatie tussen zender(s) en ontvanger(s)
Onze contactpersonen bij onze klanten zijn doorgaans werkzaam of op Marketing-en Communicatieafdelingen of binnen de IT. Vooral de eerste groep heeft vaak de uitdaging om de interne communicatie te optimaliseren. Welke informatiekanalen hebben we tot onze beschikking? Hoe worden deze gebruikt door de gewenste doelgroep? Hoe effectief zijn deze kanalen? Dit zijn regelmatig gehoorde vraagstukken. Om te kijken of een ingezet kanaal effectief is gaan we even terug naar de eerder genoemde communicatiepatronen.
Communicatiepatronen, hoe werken ze nu precies?
In het genoemde model gaan we uit van de 4 onderstaande communicatiepatronen. Hierbij kijken we naar de zenders en de ontvangers. Die kan bestaan uit een enkel persoon (individueel) of uit een grote groep. De zender of ontvanger kan dus een individu zijn of een groep.
Laten we beginnen met de uitleg van elk communicatiepatroon op zich.
- Allocutie, is in feite one-way communicatie naar een (grote) groep. Een centrale zender bepaalt welke informatie op welk tijdstip wordt verzonden. Voorbeelden zijn TV of Narrowcasting;
- Consultatie, hierbij gaat het om een centraal beheerde omgeving die geraadpleegd wordt door een individu. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een website. Er is dus een gerichte actie nodig door het individu om de informatie tot zich te krijgen;
- Conversatie, hierbij gaat het om individuen die interactief informatie uitwisselen. Denk hierbij aan een telefoongesprek, een Teams meeting of communicatie via WhatsApp;
- Registratie, een centrale organisatie ontvangt op een bepaald ogenblik informatie in van een individu. Denk hierbij aan bijvoorbeeld aan een upload van een video naar Youtube.
Deze communicatiepatronen zijn erg interessant en bieden veel inzicht over hoe er onderling gecommuniceerd wordt tussen individuen en centrale organisaties of groepen. Het kan dus inzicht bieden voor communicatiespecialisten die zich afvragen welk medium het beste is om in te zetten om hun doelgroep zo goed mogelijk te bereiken.
Ook is het zo dat de wereld van vandaag talloze methodes biedt die een mengvorm zijn van de genoemde patronen. Als voorbeeld houd ik het even dicht bij huis. Een narrowcastingscherm speelt zijn normale uitzendingen af (Allocutie), maar nu betreft het een touchscherm en kan de gebruiker zelf interactief zijn content zoeken (consultatie). Die zoektocht eindigt in een online webformulier waar hij of zij gegevens invult voor het ontvangen van een brochure (registratie).
Bereik je doelgroep met de juiste communicatiemix
Als het je doel is om je doelgroep zo effectief mogelijk te bereiken, is het dus noodzakelijk om dit soort basisprincipes met betrekking tot communicatiepatronen goed in beeld te hebben. Het is uiteraard van belang om een goede interne communicatiestrategie te ontwikkelen zodat je de juiste kanalen inzet om de doelgroep te bereiken. De veelgehoorde klacht dat niemand het Intranet leest en dat hierdoor de informatie niet overkomt ligt niet aan het medium zelf. Misschien ligt het aan het feit dat mensen druk bezig zijn met hun dagelijkse taken en hierdoor geen tijd hebben om het Intranet te raadplegen (consultatie). Een oplossing kan dan zijn om meerdere kanalen/patronen bij te schakelen en informatie actief te brengen naar je medewerkers (allocutie).
Of kijk naar populaire devices of toepassingen ( apps op smartphones = consultatie) of externe kanalen ( social media = consultatie + registratie) waar je doelgroep vaak verkeert of mee bezig is. Op die manier zorg je ervoor dat je boodschap door zoveel mogelijk mensen gezien en gelezen wordt.
Gebruiksvriendelijkheid en laagdrempeligheid zijn belangrijke factoren voor succes
Het kiezen van het juiste communicatiepatroon- of patronen is dus belangrijk als we willen dat onze boodschap zo goed mogelijk overkomt. Houd er ook rekening mee dat de uitvoering via bijvoorbeeld verschillende devices andere resultaten oplevert. Ik licht dit toe door middel van een voorbeeld over het patroon Consultatie.
Een website en een app zijn beide vormen van Consultatie. De gebruiker moet een gerichte actie doen om tot de informatie te komen. De app is uitermate succesvol geworden door het feit dat de gebruiksvriendelijkheid erg hoog is en de drempel tot gebruik erg laag. Als we een website willen bekijken moeten we onze PC opstarten , een browser openen, een URL intypen (als we die al weten) en dan komen op de juiste website. Een app op je smartphone is met 1 klik opgestart en biedt direct de gewenste informatie.
Samengevat, om onze informatie/boodschap zo effectief mogelijk bij onze doelgroep te krijgen hebben we beschikking over diverse communicatiepatronen. Afhankelijk van je doelgroep en het soort boodschap is het zaak om de juiste mix van patronen in te zetten binnen je bedrijfscommunicatie. De inhoud en de vorm (opmaak) van je boodschap zijn natuurlijk ook van groot belang voor het gewenste resultaat bij de ontvanger.
Geef een reactie